Upaya Berburu Data Alumni melalui Pelacakan Berbasis Teknologi Informasi

Keberadaan, kemajuan dan keberlanjutan suatu perguruan tinggi tidak dapat dilepaskan dari dukungan stakeholder. Tracer study merupakan salah satu studi empiris yang diharapkan dapat menyediakan informasi untuk mengevaluasi kurikulum, proses pembelajaran, sarana prasarana, dan pelayanan baik pada tingkat perguruan tinggi (universitas), fakultas maupun program studi. Tracer study adalah studi mengenai lulusan lembaga penyelenggara pendidikan tinggi (Schomburg, 2003). Istilah lain yang juga sering digunakan adalah “Graduate Surveys”, “Responden Researches”, dan “Follow-up Study”. Studi ini mampu menyediakan berbagai informasi yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi hasil pendidikan tinggi dan selanjutnya dapat digunakan untuk penyempurnaan dan penjaminan kualitas lembaga pendidikan tinggi.

Tracer study bertujuan untuk mengetahui hasil pendidikan dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, keluaran pendidikan yaitu penilaian diri terhadap penguasaan dan pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi serta input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap informasi lulusan.

Berbagai informasi dapat diperoleh dari penyelenggaraan tracer study ini, antara lain: informasi untuk kepentingan evaluasi hasil pendidikan tinggi dan selanjutnya dapat digunakan untuk penyempurnaan dan penjaminan kualitas lembaga pendidikan tinggi bersangkutan, informasi mengenai hubungan antara pendidikan tinggi dan dunia kerja profesional, menilai relevansi pendidikan tinggi, informasi bagi pemangku kepentingan (stakeholders), dan kelengkapan persyaratan bagi akreditasi pendidikan tinggi.

Saat ini tracer study sudah menjadi salah satu syarat kelengkapan akreditasi di Indonesia oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Sebagai salah satu tuntutan dalam penilaian borang akreditasi, tracer study menjadi sangat penting untuk dilakukan dalam upaya memberikan informasi tentang standar mutu lulusan suatu perguruan tinggi.

Selama ini, tracer study yang dilakukan pada beberapa perguruan tinggi masih bersifat konvensional, yang senyatanya pengisian instrumen penelitian masih dilakukan secara manual atau dengan kata lain harus ada pertemuan dengan responden (alumni dan pengguna). Kondisi inilah yang menimbulkan permasalahan karena membutuhkan pertemuan dengan responden secara langsung sementara responden yang ada tersebar di seluruh wilayah Indonesia yang sulit untuk dijangkau. Demikian pula halnya dengan Universitas Dr. Soetomo Surabaya yang melakukan pelacakan alumni masih dilakukan oleh masing-masing fakultas, belum trintegrasi dalam satu wadah di universitas.

Sejak 2016, Dr. Bachrul Amiq, SH., MH. selaku Rektor Universitas Dr. Soetomo Surabaya mengangkat sekaligus menugaskan Tim Pengelola Pusat Karir dan Tracer Study yang diketuai oleh Ahmad Hatip, S.Pd., M.Pd. didampingi oleh Anik Vega Vitianingsih, S.Kom., MT. selaku Peneliti Bidang Tracer Study dan Siska Armawati Sufa, S.Sos., M.I.Kom. selaku Peneliti Bidang Pengembangan Karir. “Selain untuk memberikan bekal kepada lulusan UNITOMO dalam menghadapi kehidupan di masyarakat, PKTS dibentuk dalam rangka berkoordasi dengan pihak lain selaku stakeholder di luar lingkungan kampus,” papar Dr. Bachrul Amiq, SH., MH. di sela kesibukannya sebagai rektor.

Dalam rangka berburu data alumni Universitas Dr. Soetomo Surabaya, salah satu upaya yang telah dilakukan dengan melakukan pelacakan berbasis teknologi informasi yang disebut E-Tracer Study, “Elektronik Tracer Study berbasis web merupakan solusi utama dalam menjawab permasalahan terkait pelacakan data alumni, karena responden dapat memberikan kontribusinya kapan dan dimanapun atau interactional real time”, penjelasan singkat dari Anik Vega Vitianingsih, S.Kom., MT. yang kesehariannya juga mengajar di Fakultas Teknik untuk program studi Teknik Informatika. Selain itu, informasi yang disajikan akan lebih akuntabel karena seluruh data yang telah diupload oleh responden tersimpan sebagai data elektronik.

Tujuan jangka panjang dari tracer study adalah

  1. Memperoleh informasi terkait kinerja dari alumni di dunia kerja masing-masing yang nantinya informasi ini diperlukan dalam rangka melakukan evaluasi terhadap sistem pembelajaran dan kurikulum pada universitas,
  2. Memperoleh informasi mengenai relevansi kompetensi antara kebutuhan pengguna lulusan dengan yang diperoleh alumni,
  3. Memperoleh informasi dalam penilaian akreditasi sebagai evaluasi terhadap kelayakan program studi.

Sedangkan manfaat tracer study tidaklah terbatas pada perguruan tinggi saja, tetapi lebih jauh lagi dapat memberikan informasi penting mengenai hubungan (link) antara dunia pendidikan tinggi dengan dunia kerja. Tracer study dapat menyajikan informasi mendalam dan rinci mengenai kecocokan (match) kerja baik horisontal (antar berbagai bidang ilmu) maupun vertikal (antar berbagai level/strata pendidikan). Dengan demikian, tracer study dapat ikut membantu mengatasi permasalahan kesenjangan kesempatan kerja dan upaya perbaikannya. Selain itu, informasi mengenai kompetensi yang relevan bagi dunia kerja dapat membantu upaya perbaikan kurikulum dan sistem pembelajaran. Di sisi lain, dunia industri dan dunia kerja dapat melihat ke dalam institusi pendidikan tinggi melalui tracer study, dan dengan demikian dapat mempersiapkan diri dengan menyediakan pelatihan yang lebih relevan bagi sarjana pencari kerja baru. “Manfaat dari adanya tracer study ini adalah sebagai bahan evaluasi sejauh mana relevansi kurikulum di perguruan tinggi denga kebutuhan dunia kerja, sehingga secara periodik Perguruan Tinggi dapat melakukan perbaikan sistem pembelajaran dan kurikulum. Selain itu juga sebagai bahan evaluasi dalam meningkatkan peringkat lulusan secara nasional, serta penilaian akreditasi yang lebih baik oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi bagi UNITOMO tentunya”, ungkap Ahmad Hatip, S.Pd., M.Pd. [SAS, 2016]

"